Human resources and Payroll cycle -人事と給与支払いの内部統制
Human resources and Payroll cycle
Human resources（人事）と Payroll（給与）に関する Internal control 。
Authorization 、Record-keeping、Custody の Segregation of duties（職務の分離）が適切に行われているかを確認する。
Authorization
Hiring（雇用）と Payroll の承認がある。
Human resources and Payroll cycle に関連する Department
- Human resources department
- Each department
- Accounting department
- Treasury department
- Internal audit department
1. Human resources department
人事部、別名 Personal department。Hiring や Firing など人事での Authorization をもつ。
- Hiring and Firing
- Payroll rate の Change
- Termination notices の送付
- Employee の Information の保管
Payroll rate の Change
Salary の増減に影響する Payroll rate の Change もこの Human resources departmentで行われる。
Termination notices の送付
退職者が出たら、Payroll fraud を防ぐために、Termination notices（退職者通知）をAccounting department の Payroll 担当の Supervisor に送る。Termination notices は Pre-numbered で Issue される。
給与計算は Record-keeping function のため、Personal department では行わない。
2. Each department
Each department に所属する Employee は、Clock card や Job time ticket で Job time を管理する。これらが Payroll の計算根拠となる。
Each department の Supervisor は、Employee の Job time の Summary を確認して Approval を行う。これが Payroll fraud の Prevention や Detection につながる。
Job に費やした Job time は、適切に Clock card に示されているべきである。
Each department の Supervisor が、Each department の Job time について一番 Knowledge を持っている。
3. Accounting department
経理部、Payroll department。Payroll clerk（給与担当）は、以下の Procedures を実施する。
- Payroll
- Payroll checks の準備
Payroll
給与計算。Approved された Clock card や Job time ticket に基づいて Payroll の計算を行う。
Payroll の Computerize には、Missing employee numbers、Time tickets with invalid job numbers、Agreement of hours per clock cards with hours on time tickets などが使用される。
また、Payroll register の作成や、Payroll journal（給与台帳） への記帳もおこなう。Payroll register には、Each employee の Name、Job time などの給与情報が記されている。Payroll journal から General ledger（総勘定元帳）に転記される。
Payroll register と Original batch transmittal data の Comparing は、Record-keeping function に該当するので、Accounting department（Payroll department）で行われる。
New employee の Authorization forms の Examination は、Record-keeping function に該当する。
Personnel department より送られる Pre-numbered termination notice によって、Terminated employees は Payroll から Remove される。
Payroll checks の準備
未署名の Payroll checks（給与支払い小切手） を作成して、Treasury department に送る。
Payroll checks の Sign は Treasurer や Chief financial officer が行う。
Treasurer の Supervise のもと、Payroll department が Signature plate を使用することもある。
Payroll clerk は、Payroll checks の Distribution は行わない。また、従業員のもとに届かなかった Undistributed checks を Payroll department で受け取ってはいけない。Fraud の発生につながってしまう。Undistributed checks は Bank account に Deposit するのがよい。
Payroll の担当には Fidelity bonds をかける。
4. Treasury department
財務部。Check と Information の Custody をになう。
- Payroll checks の Sign と Distribution
Payroll checks の Sign と Distribution
Accounting department から送られた給与支払いの Checks にサインをして Distribution する。Employee の不在などにより未払いとなった Unclaimed paychecks を Custody する。
Cash での Payroll の場合は、Employee から必ず Receipt の Sign を受け取る。不在などにより受け渡しができなかった Unclaimed cash payroll は Special bank account に Deposit し、Payroll fraud を防ぐ。
Payrollの支払い元口座は別途保有していることがのぞましく、Imprest basis にのっとり前もって資金を移動しておくのがよい。
Cash や Check をあつかう Treasurer には Fidelity bonds をかける。
5. Internal auditing department
Internal auditing department は、Human resources department がもつ Information と、Accounting department の Payroll register を Reconcile し、不正な Payroll rate の Change などの確認をする。
Human resources and Payroll cycle の Test of control
Inquiry
実在の人物に Payroll を行っているか Inquire。Existence or occurrence に関連。
Inspection
Pre-numbered payroll checks を Inspect。Completeness と関連。
Payroll register（給与ファイル）の Work hours と、Clock card や Job time ticket を Reconcile することで不適切な Work hours を Detect。
また、Payroll register の Payroll rate と、Personnel department の Personnel record を Reconcile することで不適切な Payroll rate を Detect。
Paid time off (PTO; 有給休暇) の確認
Payment transaction file の Social Security number を Inspect、Government authorized file の Social Security number と Compare。それにより、Payroll fraud を Identify できる。Valuation と関連。
Payroll journal と General ledger を Reconcile することで、Unposted transaction（転記漏れ）を Detect。
Observation
実際に Payroll が支払われている現場を Observe。Existence or occurrence に関連。
Segregation of duties の Observe。
Payroll
Payroll に関する実証性テスト。
給与計算の数字を、タイムカードまで Vouch する。Payroll が Employees の働いた時間に応じて適切に払われていることの Assurance を Provide する。
記録された Payroll と、Checks を発行した Payroll を Compare する。
Standard（基準値）か Budget と、実際の Payroll Cost を Compare する。説明不可能な Variance があると、Fraud の可能性がある。
年度末の Accrual payroll を Recalculate する。
製造業では、Direct labor cost に算入するべき Direct labor hours を、誤って Manufacturing overhead に算入してしまうことがある。Production order に取り組んだ Direct labor hours を Time ticket を使って記録し、誤って算入された Direct labor hours は、Work in process と Cost budget を比較することで見つけ出す。
Auditor は Client が Filing（提出）している Payroll tax form の Reconciliation を Review。Unpaid payroll taxes による Potential liability を Identify できる。
Test of details で Overpayment が発見されたら、Substantive test を Extend して Overpayment が Financial statements に Material な影響を与えていないか確認する。
Payroll に関連する Assertions の Control risk が Low と Assess されたとき、Payroll balance の Substantive test は、Analytical procedures と Payroll accruals の Recalculating に限定される。
